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Mit PDA, Handy und Internettechnologien auf die Baustelle
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Mobile Lohndatenerfassung bei der Spitzke AG
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Die Spitzke AG ist ein europaweit tätiges Gleisbauunternehmen mit zahlreichen Tochterunternehmen. Bei der Spitzke AG wurden die Lohndaten hauptsächlich von Schachtmeistern auf der Baustelle mit Hilfe spezieller Formulare erfasst. Die Unterlagen wurden in die Zentrale geschickt, wo die Daten erneut eingegeben wurden. Diese Art der Erhebung setzte Detailkenntnisse bei den Schachtmeistern über zulässige Lohnarten, Kostenstellen und Personalnummern voraus. Kontrolle, Freigabe und eventuelle Korrektur von Lohndaten durch Bauleitung und Lohnabteilung war mit einigem Aufwand verbunden. Die erneute Eingabe in das Lohnbuchhaltungsprogramm stellte eine unnötige Doppelarbeit dar. Um Fehler zu vermeiden und zu korrigieren, musste ein hoher Kommunikationsaufwand von Schachtmeistern, Bauleitung und Lohnabteilung betrieben werden.
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Der Einsatz neuer Technologien durchdringt bei der Spitzke AG alle Geschäftsbereiche. Es war klar, dass auch dieser Prozess optimiert werden kann.
Es wurde nach einer Lösung gesucht, bei der die Erfassung auf geeigneten Kleincomputern auf der Baustelle erfolgen kann. Die Erfassung sollte einfach sein, durch Listen wie Baustellen und Mitarbeitern unterstützt werden, und die Eingabe sollte möglichst vollständig auf Plausibilität und Richtigkeit überprüft werden.
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Die Übermittlung der erfassten Daten sowie die Aktualisierung der Baustellen- und Mitarbeiterlisten sollte möglichst auf Knopfdruck erfolgen. Die erfassten Daten sollten in der Zentrale automatisch zusammengefasst und für Kontrolle, Korrektur und Freigabe übersichtlich dargestellt werden. Am Ende sollte die Überspielung in das bestehende Lohnbuchhaltungssystem stehen. Insgesamt sollte ein Kreislauf der Daten ohne Medienbruch realisiert werden.
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Zum Einsatz kam Mobilisto Lohn. Die Projektleitung
im Hause Spitzke wurde dem Assistenten des Vorstandes Florian
Elsäßer anvertraut, der über größere Erfahrung bei der Durchführung von IT-Projekten verfügt.
Gemeinsam wurde ein Feinkonzept für das System entwickelt.
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Es wurde entschieden, dass die Erfassung sowohl auf dem PDA, als auch auf dem PC erfolgen kann. Aus Sicherheitsgründen erfolgt die Übertragung direkt in die Zentrale, wahlweise über Handy oder Festnetz.
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Ursprünglich wurde erwartet, hauptsächlich in der Zentrale Optimierungseffekte erzielen zu können. Es zeigte sich jedoch, dass auch die Erfassung auf der Baustelle erheblich abgekürzt werden kann. Ganz entgegen ursprünglicher Befürchtungen wurde das Programm mit großem Interesse seitens der Poliere aufgenommen. Die Erfassungs-Oberfläche von Mobilisto Lohn erwies sich als intuitiv bedienbar.
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Die Übertragung die Daten in die Zentrale erfolgte reibungslos. Im zentralen Modul kann kontrolliert werden, wer, wann, welche Daten übermittelt hat. Es wurden Berichte entwickelt werden, die genau den Bedürfnissen von Bauleitung, Lohnabteilung und Geschäftsführung entsprechen.
Mobilsito Lohn ist eng an BAUfinancials von Nemetschek Bausoftware GmbH verknüpft. Die Übernahme der Stammdaten erfolgt über ODBC, das Einspielen der Lohndaten über die vorhandene Excel-Schnittstelle.
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Seit Beginn September 2002 ist das System im Einsatz. Da der Betrieb von Anfang an reibungslos funktionierte, erfolgte eine rasche Einführung für weitere Mandanten und Niederlassungen der Spitzke AG.
Dabei wurde die Erfassungssoftware so erweitert, dass sie sich den jeweiligen Bedingungen anpasst. Es werden nur die Felder und Listeneinträge gezeigt sowie Prüfregeln angewandt, die für den Mandanten und die Niederlassung gelten. Die Regeln können in der Zentrale geändert werden und werden bei der nächsten Synchronisierung übertragen.
Das System wurde zudem für die Erfassung von Geräte- und Containernutzung, TFZ-Praxis u.ä. erweitert.
Auf der Auswertungsseite wurde ein Modul zur optimierten steuerlichen Behandlung von Auslösungen entwickelt. Diese Funktionalität ist im bestehenden Lohnbuchhaltungsprogramm nicht enthalten. Für jeden Mitarbeiter kann eine Bescheinigung beim Finanzamt über Einsatzwechseltätigkeit ausgedruckt werden. Allein die Vorteile des Moduls für die Steueroptimierung führten nach kurzer Zeit zu einer Amortisierung des Programmsystems.
Mittlerweile erfassen über 70 Schachtmeister die Lohndaten mit Mobilisto für mehrere hundert Mitarbeiter.
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Bescheinigung beim Finanzamt über Einsatzwechseltätigkeit
