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Unterstützung in der Konzeptionsphase |
Bevor Sie DocSurf einsetzen, müssen Sie sich überlegen, welche Struktur und
Arbeitsorganisation Sie abbilden wollen. Es existieren eine Reihe von
Musterkonfigurationen, die für unterschiedlichste Anforderungen entwickelt
wurden. Möglicherweise kann eine solche als Basis genommen werden und muss nur
noch geringfügig angepasst werden. Dieser Klärungsprozess benötigt in der
Regel nur einige Stunden und kann durch die Hinzuziehung eines Systempartners
erheblich beschleunigt werden.
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einfache Umsetzung |
Die Definition der Strukturen und die Anbindung an bestehende Anwendungen kann durch
einen erfahrenen EDV-Anwender durchgeführt werden. DocSurf verfügt über alle
notwendigen Hilfsmittel. Es passt sich Ihnen an und nicht umgekehrt. Bei
umfangreicheren Konfigurationsarbeiten ist die Inanspruchnahme eines
Systempartners für die einmalige Grundkonfiguration sinnvoll.
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reibungslose Übernahme von Altdokumenten |
Bestehende Dokumente im Dateisystem können dann in einem Batch-Job in das DocSurf
importiert werden, wenn sie nach einem durchgängigen System abgelegt wurden.
Ist dies nicht möglich, hat sich bewährt, die Mechanismen zum
halbautomatischen Import anzuwenden. Immer dann, wenn Dateien z.B. eines Kunden
oder Projektes benötigt werden, werden die relevanten Dateien aus diesem
Komplex importiert. Das System wird so in einer überschaubaren Zeit mit den
vorhandenen Altdokumenten aufgefüllt.
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Pflege von Musterdokumenten durch Fachverantwortliche |
Die Grundeinrichtung und die permanente Pflege der Musterdokumente wird von einem
Fachverantwortlichen übernommen. Üblicherweise befindet sich in jedem
Unternehmen ein Fundus von solchen Mustern und es gibt eine Person, die mit
diesen vertraut ist. Schon während der Administratorenschulung kann ein
Grundstock von Dokumenttypen eingerichtet werden, so dass das System bald bei
allen Nutzern eingesetzt werden kann.
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