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sofort bedienbar |
DocSurf ist sofort bedienbar. Jeder versteht das Programm in wenigen Minuten.
Dokumentenmuster mit Bearbeitungshinweisen und vorstrukturierte Ablagen führen den Anwender
und lassen Ordnung mühelos entstehen. Konfiguration und Strukturierung wird von den
verantwortlichen Personen durchgeführt.
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Abbildung Ihrer Geschäftslogik |
Die strukturierte Ablage bildet die Art und Weise, in der Ihr Unternehmen arbeitet, ab. Aussagekräftige
Bezeichnungen und Verschlagwortung ersetzen die Vergabe von Namen von Verzeichnissen und Dateien. Dank der
komplexen Konfigurationsmöglichkeiten passen Sie das System Ihren Bedürfnissen genau an. Wenn Sie
beispielsweise Kunden und Lieferanten in einem bestehenden Programm angelegt haben, können diese Informationen in DocSurf verwendet werden. In der Regel ist Kopieren von Datensätzen überflüssig Selbstdefinierte Nachschlaglisten und die eingebaute Kalenderfunktion unterstützen Sie bei Ihrer Arbeit.
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alle Informationen und Dokumente an einem Ort |
DocSurf ist die zentrale Schaltstelle für alle Arten von Dokumenten und Informationen. Einfache Notiz,
Dokument, Email, eingescanntes Papierdokument - alles finden Sie hier wieder. DocSurf kann mit jedem Programm
zusammenarbeiten. Sie erstellen auf Mustern basierende Dokumente aus DocSurf heraus, falls notwendig startet DocSurf die entsprechende Anwendung und Sie arbeiten mit Ihrem gewohnten Programm weiter. Da DocSurf Sie bereits beim Öffnen des Dokumentes zur
Verschlagwortung aufgefordert hat, ist das Dokument bereits richtig eingeordnet und kann jetzt einfach gespeichert werden.
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zentrale Verwaltung von Mustern |
Sie verwalten Muster für alle Arten von Dateien zentral und versehen diese mit eindeutigen
Bearbeitungshinweisen. So wird eine reibungslose Erstellung von Dokumenten unterstützt und ein einheitliches Erscheinungsbild all Ihrer Dokumente gewährleistet.
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automatische Übernahme von Adressinformationen |
DocSurf nimmt Ihnen überflüssige Arbeit ab, indem es bei Bedarf Adressinformationen automatisch in Dokumente einblendet. Diese Adressinformationen können auch direkt aus Ihrer bestehenden externen Anwendung wie
beispielsweise einem Warenwirtschaftssystem geholt werden.
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einfaches Wiederfinden |
Das Wiederfinden der Dokumente ist einfach. In der klar strukturierten Suchmaske kann nach einfachen und
kombinierten Kriterien gesucht werden. Hilfreich ist die Verwendung von automatisch erfassten Systeminformationen über Autor, Datum und Zeit von Erstellung und Änderung usw. Sie verwenden dynamische Variablen wie den Begriff "heute", um intelligente Abfragen durchzuführen.
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klare Darstellung der Trefferlisten |
Die Darstellung der gefundenen Dokumente erfolgt in einer übersichtlichen Liste mit Sortiermöglichkeit auf Mausklick. Alle Dokumente werden in einem großen Fenster sofort als Preview dargestellt und sind damit einfach zu identifizieren. Das Aussehen der Liste können Sie an Ihre konkreten Bedürfnisse anpassen.
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Werkzeugkasten für die Büroarbeit |
Sie nutzen die vielen eingebauten Hilfen von DocSurf, um Ihre tägliche Büroarbeit zu erleichtern. Hierzu gehören die Dokumentenerstellung auf Basis vorhandener Dokumente mit Adressaktualisierung, systematisches Löschen unter Verwendung von Suchergebnissen und direktes Drucken aus DocSurf heraus.
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Automatisierung von Arbeitsabläufen |
Mit DocSurf automatisieren und vereinfachen Sie Ihre täglichen Arbeitsabläufe. Häufig verwendete Suchen
speichern Sie einfach ab und verwenden sie dann, wenn Sie sie brauchen. Sachlich zusammengehörende Dokumente und Informationen stellen Sie per Drag and Drop zu einer Sammlung zusammen und versehen diese mit einem
aussagekräftigen Titel. Die wichtigsten Suchen und Sammlungen stellen Sie in ein Startverzeichnis, um sie sofort bei Programmstart zur Verfügung zu haben. So realisieren Sie auch bequem ein Wiedervorlagesystem entsprechend Ihrer Anforderungen.
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Gruppenarbeit |
DocSurf unterstützt die Arbeit in Gruppen. Es überwacht die in Bearbeitung befindlichen Dokumente und schützt vor paralleler Nutzung mit aussagekräftigen Informationen über Nutzer und Beginn der Bearbeitung. Mit
DocSurf/Enterprise können Sie Dokumente dauerhaft auschecken und sich so das exklusive Bearbeitungsrecht für einen Zeitraum sichern.
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einfacher Workflow |
Mit DocSurf realisieren Sie einen einfachen Workflow. Sie verschicken vorbereitete Sammlungen per Email an den Verantwortlichen zur Weiterbearbeitung und
Begutachtung. Sie können sich ganz einfach über Projekt- und
Arbeitsfortschritt informieren, indem Sie am Dokument Verantwortliche und Bearbeitungsstände definieren.
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Versionsverwaltung und History |
Bei komplexen Aufgaben nutzen Sie die Versionsverwaltung mit flexibler Nummerierungslogik und
Freigabemechanismus. Um nachzuvollziehen, welche Operationen an einem Dokument ausgeführt wurden, werfen Sie einen Blick in die History (automatische Protokollierung). Was aufgezeichnet werden soll, bestimmen Sie selbst.
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Vergabe von Rechten |
Die Anwender im DocSurf System dürfen nur die für sie relevanten Dokumente sehen und nur die Veränderungen durchführen, zu denen sie berechtigt sind. In der Standardversion von DocSurf vergeben Sie Rechte ganz einfach, indem Sie Rechte von Zielverzeichnissen definieren. Im DocSurf/Enterprise System können Sie ganz detailliert Gruppen- und Regelbasiert die Rechte der Anwender
definieren.
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umfangreiche Konfigurations- möglichkeiten |
Mit dem mächtigen Konfigurationszentrum können Sie in Zusammenarbeit mit dem Systempartner das Programm rasch an Ihre Bedürfnisse anpassen. Dokumenttypen, Dokumententabellen, Nachschlagetabellen,
Tabellenansichten, Skripte, logische Verzeichnisse und Archive, Add-Ons, Zusatzprogramme - hier lässt sich alles regeln. Natürlich können Sie auch mit der mitgelieferten
Beispielskonfiguration arbeiten oder auf eine der vielen bereits vorhandenen Musterkonfigurationen aufbauen.
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